الأسرار الذهبية لإجتماع فعال ومثمر:د. إبراهيم الفقي

د. إبراهيم الفقي

1-التحضير الجيّد

من الأهمية بمكان تسجيل جدول أعمال للإجتماع، يشمل الموضوعات التي تريد أن تناقشها، والوقت الكافي لتغطيتها، وكذلك يوم وموعد ومكان الإجتماع، سواء أكان ذلك في محل العمل أو خارجه.

2-توزيع جدول الأعمال مقدماً

فهذا من شأنه أن يخلق إستعداداً وتهيأ لدى جميع الأفراد، ويعطيهم الفرصة للإستعداد النفسي والذهني للإجتماع، والحد الأدنى الضروري لحصول كل الأعضاء على جدول الأعمال هو ثلاثة أيام.

3-أدع المعنيين فقط


أكدت الأبحاث الإدارية الحديثة أنّ الإجتماع المثمر والفعال هو الذي يتراوح أعضاؤه ما بين ستة إلى ثمانية أفراد.

4-تأكد من أستعداد الجميع

وذلك بالحرص على أن يعرف كل شخص ما هو مطلوب منه في الإجتماع، وأن يقوم بتجهيز التقارير والأوراق اللازمة لذلك، تأكد كذلك من وجود ما يحتاجه في سبيل عرض فكرته أو تقاريره، كجهاز العرض مثلاً.

5-احرص على إذابة المنازعات مقدماً

أذِب أي جبال من الجليد بين الأعضاء، سواء كان مشاحنات أو مشاجرات أو توترات شخصية، يجب ألا تؤثر المشكلات السابقة على إجتماعك بهم.

6-قبل الموعد
حضورك قبل الموعد له فوائد كثيرة، فهو يتيح لك الوقت الكافي لمراجعة كل شيء، المكان والمعدلات المطلوبة، بالإضافة إلى أنّه يجعلك أكثر إسترخاء، وسوف يجنبك المفاجآت غير المستحبة التي قد تقع، كذلك سوف يساعدك ذلك على أن تكون مثلاً لفريقك، ويُبيّن لهم أنك إنسان منظم يحترم الوقت.

7-اهتم بالتنظيم

اعهد لأحد الحاضرين – السكرتيرة مثلاً – بمسؤولية مراقبة الوقت، واطلب من شخص آخر تسجيل كل الأفكار في نقاط قصيرة، بهذه الطريقة سوف تجعل الجميع يشتركون وتخلق روح الفريق فيهم.

8-ضع هدفك أمامهم

عندما ينتظم الجميع في الإجتماع، أخبرهم بهدفك، صحيح أن فريقك يكون مدركاً بالفعل لجدول الأعمال والهدف وراء عقد الإجتماع إلا أنّه من المهم جدّاً أن تعرض هدفك عليهم ثانية.
فعلى سبيل المثال تقول: "نحن مجتمعون اليوم من أجل التغلب على مشكلة هبوط المبيعات الفترة الماضية).

9-ضع الخطوط العريضة لإجتماعك

وأقصد بالخطوط العريضة المساحات التي لا يمكن تخطيها في الإجتماع مثل:
أ‌) احترم آراء ومشاعر الآخرين.
ب‌) عدم المقاطعة، وإنتظار كل فرد حتى ينتهي من طرح وجهة نظره.
ت‌) الإلتزام بجدول الأعمال وعدم الخروج عنه.

10-اعلن خريطة الإجتماع

متى يبدأ، متى ينتهي، متى يكون وقت الراحة.
هذه الأشياء هامة جدّاً للأعضاء، وإذا ما أحببت الحصول على وقت إضافي، فاستأذنهم في ذلك، وإذا وجدت لديهم ميلاً للرفض، فرتب موعداً آخر للإجتماع.

11-لا تنس أوقات الراحة

من الممل جدّاً الإستماع لفترة كبيرة، فالعقل وقتها يصيبه التعب والإنهاك، وقت قصير للوقوف وتناول مشروب أو الذهاب لدورة المياه وأداء الصلاة والعودة مرة ثانية مفيد للجميع.

12-قل رأيك بلا خوف أو تردد

ليكن هذا شعارك مع الجميع، الكل له الحق في طرح وجهة نظره ما دام ملتزماً بالآداب العامة.

13-آراء الآخرين

مهم جدّاً معرفة رأي الآخر، وسؤال كل شخص عن رأيه أو وجهة نظره تجاه القضايا المطروحة في الإجتماع.

14-الإصغاء

أصغ باهتمام، استمع للجميع بلا مقاطعة، حثهم على قول وجهة نظرهم.

15-تحكم فى مشاعرك

عندما يحدث إختلاف مع رأيك، فلا تسخط أو تغضب أو تشعر بالاستياء، الإختلاف أمر طبيعي وصحي ووارد، وإعلان هذا الإختلاف أفضل من كتمانه في الصدور، ناقشهم فيه، ولا تصادر على حقهم في طرحه.
ولا يستنفزنك شيء، واعلم أنّ الإختلافات في الآراء يثري الإجتماع ويصب في صالح المؤسسة.

16-اعترف بخطئك

وارد أن تُخطئ، فإذا ما تبين لك ذلك فاعتذر عن الخطأ، وصححه.

17- نختلف لكننا نلتزم

قد نختلف في الطرح، لكننا يجب أن نلتزم بالقرارات النهائية للإجتماع.
نختلف في الآراء لا بأس، لكننا يجب أن نلتزم برأي المجموعة، ونؤمن بالإختيار النهائي.
يجب أن تزرع هذا في نفوس الجميع.

18-خطة العمل

يجب أن تُنهي إجتماعك بخطة عمل واضحة، توزع فيها الأدوار والمهام، كما أنصح بوضع التوصيات التي خرج بها الإجتماع في أماكن مختلفة، بحيث يتسنى للجميع قراءتها وتذكر ما تم في الإجتماع.
وفي الأخير كما قلنا تظل المتابعة الجيِّدة أحد أهم أركان الإجتماع الناجح، والتواصل المستمر مع الأعضاء لمعرفة ما تم من مهام شيء بالغ الأهمية.


المصدر: كتاب العمل الجماعي